Obrigatoriedades de Ouvidorias

Muitas vezes a burocracia confunde-nos com tanta informação e isso atrapalha um pouco a execução do que precisa ser feito. Por isso nesse texto vamos simplificar da melhor maneira, quais as obrigatoriedades de uma ouvidoria. Vale lembrar que é lei desde 2017, que os órgãos públicos (federal, governamental e municipal) possuírem o departamento de ouvidoria. Também é Lei desde 2018, a proteção de dados pessoais no âmbito digital.

Primeiro é importante às regularidades perante a lei, toda a parte legal deve ser verificada e feita através da controladoria/procuradoria da sua prefeitura.

Segundo passo é a instalação, estabelecido pela Federação, é exigido desde março de 2021 o disposto na Lei N°14.129, de 29 de Março de 2021.

A Solução: Adquirir um sistema de ouvidoria eletrônica.

Fazer todo o processo demandaria um grande recurso financeiro e tempo, com o desenvolvimento e servidores, aprovação e licenças. Contratar uma empresa especializada é a saída perfeita.

Pontos que a empresa contratada deve oferecer:

1. Plataforma White Label: Onde a prefeitura consegue adquirir nome próprio no App e ainda tem acesso a solução em formato Web.

• Software como serviço: Nesse modelo, o software responsabiliza-se por toda a estrutura à disponibilização do sistema (servidores, conectividade, segurança da informação).

• Canal Direto com o Cidadão: Desse modo, o município aperfeiçoa sua comunicação com a população em um todo, evitando Fakenews e atingindo em massa a mesma com as notícias verdadeiramente relevantes.

• Mapeamento Georreferencial: Essa ferramenta é importante para facilitar o reconhecimento e a localização da razão de uma manifestação, ajudando o servidor público a solucionar a demanda e repassar ao cidadão uma resposta rápida e eficaz.

• Gerar relatório e gráficos de modo automático: Além de facilitar o envio dos documentos exigidos pelo tribunal de contas, os relatórios automáticos e gráficos, ajudam na gestão das demandas, sem burocracia ou tempo perdido recolhendo papéis.

• Plataforma Multicanal: Com diversidade para todo o munícipe realizar sua manifestação e receber informação, é necessário multicanais de contato com ele. Tendo disponibilidade Android, IOS ou Web.

• Gratuidade: É, de acordo com Lei, ilegal a cobrança monetária sobre o acesso a Ouvidoria Municipal, sendo assim a empresa que venha a fornecer o software de ouvidoria ao município não pode cobrar valor algum para o uso do munícipe. Fique atento! O custo do software deve ser cobrado somente sobre o uso de servidores e manutenção do sistema, a contratada que cobra por acesso do munícipe está praticando ilegalidade.

Alguns servidores ainda estão desinformados sobre a nova Lei, porém, com agilidade, vemos a informação sendo recebida pelas prefeituras brasileiras. No Estado do Ceará está a maior procura pelos sistemas digitais, seguido por São Paulo e Rio de Janeiro.

Algumas dicas bônus:

Avalie empresas que forneçam o sistema de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) é essencial estar atento a essa outra parte do mundo virtual.

Procure Parceiros da empresa a ser avaliada, veja como está sua ouvidoria e analise os comentários dos usuários nas lojas digitais.

Entre em contato com os desenvolvedores, tire dúvidas por e-mail ou solicite uma chamada online, aproveite a chamada para verificar a seriedade e receptividade dos mesmos.